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慧都創新

打破企業“數據孤島”問題,提升企業管理與財務核算的效率

發表時間:2021-07-28 14:04

企業在發展的過程中會收集各種各樣的數據,如客戶數據、供應商數據、產品數據、銷售數據、財務數據等等。企業規模小的時候收集的信息相對較少,在企業的發展過程中,需要收集的信息會越來越多。

隨著企業的不斷發展,信息的收集方式不同、收集工具不同、收集時間不同,就會形成各種信息差,這種信息差不容易對接上,逐漸就會形成企業“數據孤島”的問題。


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一些企業剛剛成立的時候,客戶信息基本上都是老板或者主要的業務負責人保管,但是隨著公司的發展、客戶不斷的增加、企業人員不斷流動,客戶信息檔案就需要單獨的保管起來。有些企業將客戶檔案存在CRM軟件中,有些企業存在財務軟件中,有些企業使用紙質文檔進行登記。沒有從綜合整體上去管理數據,就形成了“數據孤島”。企業形成數據孤島之后,各個部門在查閱數據的時候就會非常麻煩,有些數據可能還會在交接中丟失。

數據孤島有兩種形態存在與企業中,并且在企業不同的階段呈現出不同的表象。

第一種,軟件系統型的數據孤島。軟件系統型的數據孤島,簡而言之就是不同的數據需求存在不同的軟件中,各個軟件的數據不互通。

一些企業在發展的過程中,財務部最早開始使用財務軟件;客戶部為了適應客戶的管理需要上線了CRM系統;人資部為了管理公司的員工檔案和薪資,使用人資的HR系統;生產管理部為了進行生產管理使用生產管理系統……

各個系統的數據都是不互通的,都是各自為政,各個企業管理部門由于統計口徑和方法不一致,很多時候數據會不互通,這種各個系統數據不互通的現象就是軟件系統型的數據孤島……

第二種,結構與管理型的數據孤島。結構與管理型的數據孤島,簡而言之就是企業為了管理的目的而刻意進行的數據隔斷。

一些企業生產的產品的配方是企業的核心價值,企業負責人就需要對生產配方相關的信息進行保密,這個就會導致財務人員在進行產成品成本核算的時候成本不容易算得比較精確。

一些企業的客戶信息是保密的,那么財務在管理收款賬務、應收賬款等等各個方面就會非常麻煩。

整體而言,企業老板如果故意要對企業的內部信息進行保密和隔斷,那么會對財務的核算工作帶來很大的困擾。

數據孤島問題存在,企業需要發展到較大的規模的時候才會意識到這個問題的嚴重性,一般中小企業是比較難意識到這個問題的存在。但是對于財務核算與管理來說,數據孤島問題是一種長期且隱形拖慢財務核算效率的管理問題。

以上簡述了數據孤島的形成原因和變現方式,以下是數據孤島問題解決的三個思路。

一、數據中心+主數據+企業門戶+多應用集成

主數據+數據中心+企業門戶,這種方式最主要是大型企業的解決方案,一般需要企業進行最少數百萬的信息化的投資才能全部完成。

企業第一步應該建立數據中心,數據中心是一個技術功能,相當于建立一個有大型的硬盤的電腦,所有的數據都會在數據中心中存儲和收發。

第二步應該建立主數據,主數據的意思就是將所有的產品編碼、產品名稱、客戶編碼、客戶名稱、會計科目、項目、人員編碼等所有信息檔案全部標準化。這種標準化是要支持各種類型的軟件互通使用。

第三在數據中心和主數據的框架上進行系統功能集成。搭建完成之后,所有軟件的數據都存儲在數據中心里面,數據在數據中心中進行存儲、校驗和交互。主數據的標準,各類型軟件按照主數據的標準進行收發數據,這樣整個企業的所有的軟件數據就實現了互通。

這種方案是目前大型企業主流的信息集成方案,其擴展性是非常強,非常靈活,可以接入各種各樣的軟件,并且更換一個軟件對整體的信息系統產生不了任何影響,因為數據是存在數據中心中,軟件只負責應用的部分。但是對于中小企業而言這種方式是不適合的。

二、以財務軟件為框架,以API數據接口的數據孤島解決方案

對于中小企業而言,選擇財務軟件作為數據框架中心是非常實用的,一是財務軟件的價格比較便宜,從幾百元到幾萬元,貴一點十幾萬元就可以搞定一般企業的需求。另外財務軟件里面的數據管理能力是最強的,而且是非常標準和嚴謹的,從目前大多數企業的實際情況來看,這種方式是中型企業最多的選擇。

API是指一種財務軟件和其他軟件之間,相互抓取數據和存儲數據的標準協議,財務軟件可以通過這種方式與其他各類型軟件進行數據交互。

比如在上線CRM系統的時候,首先上線財務軟件,之后再上線CRM系統,中間的數據互通就使用API數據接口進行數據互通,這樣CRM的客戶數據可以直接從財務軟件中進行抓取和存儲,這樣就解決了各個系統之間使用數據標準不一樣的問題。

現在越來越多的財務軟件都開始支持API接口的數據方式,也有越來越多的業務型軟件開始支持API數據接口方式。

三、以財務軟件自帶的業務功能為基礎的解決方案

在以上的方案中都是解決多系統的方案,但是一般的企業都是買不起那么多系統,最多就買一個總賬+進銷存+生產管理+其他,那么對于一般的中小企業而言,可以直接選擇財務軟件中集成的業務功能,基本上可以一步到位的達到上面的數據互通和集成的效果。

比如,現在很多的財務軟件都有手機開單功能,那么業務在財務軟件自帶的APP上面開具銷售單、采購單、要貨單等等,既是非常方便有可以解決信息互通的問題,數據又能直接傳到財務軟件,財務人員又不需要重復錄單,效率會大大提升。

這種方案是小微企業的首選,不需要多大的投入就可以滿足各種基本業務形態的需求。但是如果需求過于復雜,財務軟件很多功能都是基于標準化的方式去做的,在應用上又不是特別靈活。

總的來說以上的三種方案基本上可以覆蓋大型企業、中型企業、微型企業,也各有優缺點。企業在不同的階段可以參考選擇以上的三種方法去解決企業的“數據孤島”問題,從而提升企業的財務核算和管理效率。


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